Księgowanie wobec braku faktury

Zdarzają się sytuacje w których, nastąpiła faktyczna czynność gospodarcza – np. towar dostarczono, dokonano zapłaty, ale brak jest dokumentu poświadczającego transakcję.

W jaki sposób ją zaksięgować, skoro nie ma dokumentu, zwanego w ustawie o rachunkowości – źródłowym? Dowód księgowy, stanowi podstawę do dokonania wpisu do księgi przychodów i rozchodów. Dzielą się zgodnie ustawowo na:
– zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
– zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
– wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki,
– zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
– korygujące poprzednie zapisy,
– rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zewnętrzne obce dowody mogą zostać tymczasowo zamienione  w dokumentacji księgowej przez dowody zastępcze. Mają one ważność tylko do momentu otrzymania zasadniczego dokumentu. Ponadto ich użycie musi być uzasadnione okolicznościami, jednocześnie nie mają zastosowania do księgowania zakupów objętych rozliczeniem VAT.

Dowód zastępczy winien mieć cechy charakterystyczne dla normalnego dowodu księgowego, zatem powinien posiadać informację o rodzaju dowodu wraz z jego numerem, określeniem podmiotów transakcji, jej treścią i wartością, datami realizacji i sporządzenia dokumentu, podpisami wystawcy oraz odbiorcy, oraz informacji o dekretacji do odpowiedniego miesiąca rozliczeniowego. Jeżeli inne przepisy to dopuszczają, to dowód zastępczy może nie być opatrzony podpisem, i nie mieć informacji o stronach jak i typie dowodu.